自“十三五”规划实施以来,在区委、区政府的正确领导及上级业务主管部门的具体指导下,我局认真贯彻实施《档案法》《档案法实施办法》和《宁波市档案工作条例》等档案法律法规,认真落实档案事业发展规划,全面履行法定职能,积极创新工作机制,不断提升服务能力,档案事业各项建设取得了显著的成绩,档案工作在为党委、政府决策服务、为人民群众服务和推进经济社会文化发展等方面发挥了独特作用。目前时间过半,按照浙档办〔2018〕12号文件精神,对照区发改局和我局联合编制的档案事业发展“十三五”规划,评估情况报告如下:

一、规划实施情况

(一)档案资源体系建设日趋完善

1.加强档案资源的接收和征集。我们立足现有的馆藏资源,不断加强档案资料的接收与征集。接收127家单位撤市设区的全宗介绍、换牌照片等资料。先后接收区委办文书档案2736件,妇保院出生档案247件,旅游局创优秀旅游城市档案64卷,供销社下属撤销、转制单位档案102卷,区公证处档案6525卷,婚姻档案12588件,城区农房管委会文书档案804件,老贫办文书档案763件,业务档案163卷。通过特种载体档案接收函制度,先后向城市文化广场、万达广场等重大项目和水蜜桃文化节暨乡村旅游节、第十一届区运会等重大活动50余家单位发放档案接收函,接收到重大建设项目和重要活动照片和文书档案共计589件。向残奥冠军周佳敏、滕头村书记傅企平发出了个人征集函,征集到周佳敏各赛事获奖证书8张,傅企平书记资料98件。

2.注重“三重一特”档案资源建设。在做好常规的档案接收征集工作的基础上,我们注重“三重一特”档案资料的征集工作。先后征集到1931年上海友声旅行团来奉化溪口的视频纪录片,民国三十七年总统、副总统就职留影,民国时期影集、老惠政桥照片,尹家尹氏宗谱、葛竹王氏宗谱等各类资料442册。征集到原海军中将邬华扬、著名画家王利华、大堰徐氏宗谱房谱、电力小草及清道光三十年(1840年)绝卖山文契等各类档案资料1726件;征集到《民国蒋介石先生》(1937—1945)、“奉化三先生”及蒋介石与其子的家书等档案资料158件(本)。征集到1862年东门牌坊、奉化大桥等素描图片,以及城区拆迁区块照片7000余张。所有上述资料的征集,进一步丰富了我区的档案馆藏资源。《档案征集工作的几点思考》一文在奉化日报理论版刊载。

3.开展“千村档案”建设。联合区农办、奉化日报社等单位合作,对我区列入全省“千村档案”建设规划的23个历史文化村落进行全面盘底清查,建档存史,形成多样性原生态信息,构建了丰富完整的“千村档案”数据库。同时,在奉化日报开设“千村档案,美丽乡村”专版定期进行宣传,深入挖掘马头村独特的历史文化内涵建成历史文化陈列馆,通过“史产事景人情”六个主题,延续文化记忆,并举行了开馆仪式和“档案文化促进全域旅游”论坛,进一步探索档案资料“由藏转用”的新途径,提供一个与古村落旅游紧密结合的公共文化空间,使档案真正融入人们的社会生活,成为区域历史文化、公众物质和精神生活的有机组成部分。《档案文化助推全域旅游的实践与思考》被评为全国档案工作者年会论文一等奖。

(二)档案利用体系建设全面提升

1.不断提升档案公共服务水平。我们在加强馆藏档案管理的同时,不断完善档案利用工作机制,提高全体档案人员特别是档案利用接待人员的素质,注重树立良好形象,为每一位查档者提供优质服务。一是规范馆藏档案管理。扎实做好书刊报纸等档案资料的收集、整理、装订和归档工作,累计装订各类报刊209件,照片归档483张,证书、奖牌等897件,打印、扫描归档各类宗谱共31册。按时完成《奉化区民生档案分布与查阅指南汇总表》,累计收录民生档案96个项目。组织开展1981-1986年12593卷档案开放鉴定,并对库房档案进行全面大清点,做好档案编目、排架、接收等业务工作。二是规范档案查阅服务。强化窗口服务绩效管理,规范查档窗口服务,对窗口服务平台进行改造,建立日常管理制度,提供档案查阅人性化服务。2016年至今共接待档案利用者11999人次,提供利用档案资料44547件,编写档案利用实例99个,同时做好现行文件查阅中心、政府信息公开查阅、“异地查档、跨馆服务”工作,为我区经济建设、和谐社会建设提供了详实的第一手资料,扩大了档案工作的知名度,得到了社会各界的好评。

2.扎实开展档案编研工作。深入挖掘馆藏档案资源,科学编纂档案精品,拓展档案文化建设,开展方言语音建档工作。一是编纂出版《民国奉化教育史料集精编》《奉化村景诗词选》,按时完成奉化区年度大事记、《奉化撤县设区28周年纪念画册》的编纂、印刷和发放工作。开展《奉化孤儿院》的编纂工作,已完成近30万字的史料原文实录及繁简体转换、标点加注和校对、修改等工作,形成设计初稿。系统整理2017年度区委区政府主要领导重要活动,并在档案网上发布。二是积极推进档案文化建设,继续做好青云村、荣昌祥制衣公司等村企文化建设的指导工作,助推农村“文化大礼堂”建设;指导与协助裘村镇党委在马头村创建“红色记忆展馆”工作,完成尚田片、方桥片方言语音建档工作。《张泰荣日记》《民国奉化教育史料精编》分别获得全省优秀档案编研成果二等奖、三等奖。

3.强化档案宣传与培训教育。一是加强档案宣传工作。近年来,以纪念“6.9国际档案日”为契机,围绕“档案与民生”“我们共同的记忆”“档案见证改革开放”等主题,精心制定具体实施方案,开展形式多样的系列宣传活动。先后开展档案走进民生会客厅、家庭档案进农村文化礼堂、档案咨询、发布档案征集通告、档案开放日、张贴档案宣传挂图等活动,举行“1931年奉化视频”“珍贵档案史料”捐赠仪式暨档案征集发布会、马头村历史文化陈列馆开馆仪式及“档案文化助推全域旅游”论坛,制作历史档案征集成果图片展、撤区设区一周年图片展,开展“在那桃花盛开的地方”摄影展,开展优秀案例评选、档案主题征文活动,举行“民间档案征集工作室”挂牌仪式。二是注重档案教育培训工作,自2016年以来,先后举办“五档共建”专题培训班、档案管理上岗培训班,举行重点工程档案、《会计档案管理办法》、档案管理软件使用、“最多跑一次”事项电子化归、家庭档案业务等档案继续教育培训,来自全区各行各业的档案工作分管领导和档案工作人员1200余人次参加,进一步提高了基层档案人员的理论水平和业务素质,有力促进了各单位档案工作的顺利开展,为全区档案工作的健康持续发展奠定了基础。

(三)档案安全体系建设稳步推进

1.大力实施档案行政监管。一是对全区重大活动、重点工程档案进行监督指导,及时跟进“弥勒文化节”“水蜜桃文化节”和葛岙水库指挥部、名山建设指挥部、拆迁事务所等重大活动、重点工程的档案指导,做好农村土地承包经营权确权督导工作,协调各部门做好收集工作。二是建立重大建设项目档案工作提醒制度,提醒相关单位及时将档案工作纳入项目建设管理程序,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,加强对重点工程档案的指导验收工作。三是制定并出台镇街道档案工作量化考核办法,主要是针对镇街道各类档案收集进行量化考核,把档案监督考核的机制进一步细化,保证监督机制的精准化。四是全面完成各机关、企事业单位的《文件材料归档范围和保管期限表》的重新修订和审批工作。五是开展档案执法检查,分别联合区委区政府督查考核室、区编办对机构职能变动单位档案、区属集团(公司)档案进行执法检查。六是认真抓好档案年检、目标管理认定和创建活动工作,两年来共有16家单位上等级,其中认证复查6家,上省级4家,区级8家,5家创建示范数字档案室。

2.切实抓好档案安全工作。严格执行档案安全保密工作的各项规定,全员签订安全保密责任书,把档案安全保密要求贯穿于档案接收、保管和利用工作的各项环节。加强基础设施建设,落实政务信息公开、档案局网站的信息更新、维护工作,做好档案馆温湿度控制、光盘声像档案、实物档案检查记录、登记造册等台帐工作。加强馆库安保设施建设,投入资金进行监控系统改造,落实每月安全检查,保证消防报警系统、监控系统、安全警报系统正常运行。及时修订完善应急预案,组织开展消防安全知识培训和演练,让全员熟知消防安全系统配置与操作。积极推进档案信息系统安全等级保护工作,落实档案登记备份工作,接收民生领域电子业务数据及各全宗数字化成果登记备份,确保档案信息和实体安全。

3.加强对档案服务机构的监督管理。制定出台《奉化区档案服务机构行业自律公约》,对3家档案服务机构的备案和考核工作,按照《奉化区档案服务机构行业自律公约》的相关规定,加强对档案中介服务机构的监督检查,加强业务培训,进一步规范制度,优化服务,不断提升档案服务社会化、专业化水平。

(四)重点工程建设

1.着力推进档案中心建设。2016年,区委区政府同意在图书馆搬迁后整体移交档案局,扩建档案馆。我局积极向区委、区政府争取支持,在档案馆建设方向明确的基础上,进一步优化建设方案,争取档案馆迁建工作。积极与相关部门协调对接,开展了选址、国土规划、初步方案设计等前期准备工作,档案中心建设列入2018年我区重大项目计划,总用地12.5亩,总建筑面积22000㎡(地上18000㎡、地下4000㎡),预计投入资金1.2亿元。目前,根据区委书记办公会议商议意见,区档案中心建设工作纳入区政府统筹规划。

2.着力推进数字档案馆创建。2017年底以来,我局按照《数字档案馆系统测试办法》,认真开展数字档案馆创建工作,成立领导小组、制定具体方案、明确任务分工,举办学习培训、开展对外交流。加强基础设施建设,按照《电子信息系统机房设计规范》对原有机房进行改造,增配存储设备、网络安全审计设备,灭火系统、门禁系统和视频监控系统等设施设备。改进系统功能建设,对我馆的馆室系统进行升级改造,积极打造智能化AI辅助鉴定功能和馆室电子化成果OCR全覆盖。强化信息资源建设,按照“存量数字化、增量电子化”的要求,建立涵盖全部馆藏文件级目录的数据库,组织全局干部分五批次对80余万条数字化目录进行校对和标准化整改。档案管理系统得到了全面推广应用,数字档案资源收、管、存、用等业务全部纳入系统管理,实现了馆际、馆室联动,资源共享。2018年8月底,通过了省级数字档案馆评估。

(五)档案事业发展环境不断改善

1.档案工作纳入了经济社会发展规划。“十三五”以来,奉化区委区政府始终把发展档案事业摆上重要议事日程,纳入国民经济和社会发展规划,列入年度工作目标考核体系。主要体现在:在《奉化区国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》中明确指出“‘十三五’期间,完成浙江医药高等专科学校奉化主校区、浙江佛学院、中医院门诊住院综合楼改建、博物馆、书城、档案馆扩建等项目建设”。2016年,奉化区《政府工作报告》明确提出“扩建区档案馆”,明确在区图书馆新馆建成搬迁后,整体移交我局统一规划扩建档案馆。2017年,在区政协一届一次会议上迁建档案馆以提案形式提出。2018年5月,区委书记办公会议商议意见,区档案中心建设工作纳入区政府统筹规划。我局年度目标管理考核分2016年1996.6分,排全区36名;2017年196分,排全区35名。

2.机构编制、事业经费得到一定保障。目前,我局设有四科一室,即档案管理科、监督指导科(行政审批科、档案事务所)、信息技术科(电子文件档案登记备份中心)、编研科和办公室,人员编制为14人。档案事业经费从2016年起,在原有的35万元基础上,增加了档案业务经费35万元,数字档案馆建设专项经费累计拨款80万元。

3.档案队伍建设不断加强。一是档案干部队伍业务素质不断提升。目前,我局在编人员15名,大专以上学历占干部总数的80%。具有档案职称的8人,其中研究馆员1人,馆员5人、助馆2人,通过档案岗位培训,提高全区档案从业人员的业务素质。二是档案干部队伍人员结构日趋合理。近年来,局党组根据档案专业的特点和信息化的要求,配齐配强各中层干部,中层干部平均年龄45.6岁。各单位档案工作者进一步年轻化、专业化,为档案事业的可持续发展提供了人才支撑。三是档案干部队伍政治素养不断提高。通过组织“两学一做”“干部作风大整治”等活动,进一步树立了档案干部的使命感、责任感和奉献精神,不断推动档案事业更好地向前发展。

二、存在的主要问题

“十三五”规划时间过半,档案工作各项任务按规划得到较好落实,档案事业取得了长足的发展。同时也存在一些问题,一是档案馆新馆建设尚未起步,虽做了一些工作,还有待进一步争取;二是档案业务人员比较紧缺,档案人员编制不能满足档案工作的需要,且档案专业人员缺乏。

三、下一步打算

根据“十三五”规划两年半的实施情况,结合执行过程中出现的新问题,下一步我们将进一步加强领导,精心组织,狠抓实施,确保“十三五”规划目标任务如期或者提前完成。拟采取的措施是:

(一)突出抓好档案中心建设。积极向区委区政府领导汇报情况,主动与相关部门协调沟通,赢得支持,使档案中心建设早日启动。

(二)继续抓好档案信息化建设。做好数字档案管理系统相关软件升级,数字档案资源收、管、存、用等业务全部系统管理,稳步推进档案登记备份工作,落实异地备份。

(三)进一步加大监管力度。切实加强档案行政执法检查、年检与考评的工作力度,进一步规范档案工作,切实提高全区档案管理整体水平。

(四)进一步推进档案文化建设。加大档案文化的载体建设、项目建设和品牌建设力度,做好爱国主义教育基础建设工作。

(五)进一步加强干部队伍建设。积极培养复合型人才队伍,加大在岗人员的培训力度,适应职位的需要,努力锻造一支高素质的档案干部队伍,为“十三五”规划的顺利实施提供人才保障。